第一章总则
第一条 为加强采购管理，实现采购绩效目标，强化采购需求内部控制和风险管理，依据《中华人民共和国政府采购法》《政府采购需求管理办法》等法律法规和《上海海事大学采购管理办法》等制度，结合学校实际，制定本细则。
第二条 政府采购及学校限额采购货物、服务和工程项目（含委托采购与招投标管理中心（以下称采招中心）采购的零预算项目）的需求管理适用本细则。
第三条 本细则所称采购需求管理，是指组织确定采购需求和编制采购实施计划，并实施相关风险控制管理的活动。
第四条 采购需求管理应当遵循科学合理、厉行节约、规范高效、权责清晰的原则。
第五条 采购需求部门对采购需求的调查、编制、确定及采购实施计划负有主体责任，需确保采购需求和采购实施计划的合法性、合规性、合理性。
采购业务归口管理部门应按照采购业务归口统筹和审核采购需求部门编制的采购需求及采购实施计划，结合分管领域规范复审技术参数合理性、运维保障可行性等，监督采购需求变更与执行，防止重复浪费，保障资源高效配置。
采招中心负责制定采购需求管理相关制度和流程，对重点项目组织合规性审查，依据审定的采购需求书和实施计划文件编制采购文件，确保采购项目依法合规进入采购实施环节。
其他采购相关部门按照本细则的规定参与采购需求管理各项工作，落实岗位职责。
第二章确定采购需求
第六条 本细则所称采购需求，是指采购需求部门为实现项目目标，拟采购的标的及其需要满足的技术、商务要求。
技术要求是指对采购标的的功能和质量要求，包括性能、材料、结构、外观、安全，或者服务内容和标准等。
商务要求是指取得采购标的的时间、地点、财务和服务要求，包括交付（实施）的时间（期限）和地点（范围）、付款条件（进度和方式）、包装和运输、售后服务、保险等。
第七条 编制采购需求的相关要求：
1.采购需求应符合法律法规、政府采购政策和国家有关规定；
2.采购需求应遵循预算、资产和财务等相关管理制度规定；
3.采购需求应符合采购项目特点和实际需要；
4.采购需求应当依据部门预算（工程项目概预算）确定；
5.采购需求应明确实现项目目标的所有技术、商务要求，功能和质量指标的设置要充分考虑可能影响供应商报价和项目实施风险的因素；
6.采购需求应清楚明了、表述规范、含义准确。
（1）技术要求和商务要求应当客观，量化指标应当明确相应等次，有连续区间的按照区间划分等次；
（2）由供应商提供设计方案、解决方案或者组织方案的采购项目，应当说明采购标的功能、应用场景、目标等基本要求，并尽可能明确其中的客观、量化指标；
（3）应符合国家强制性标准的，可以直接引用相关国家标准、行业标准、地方标准等标准、规范，也可以根据项目目标提出更高的技术要求。
第八条 采购需求部门可以在确定采购需求前，通过咨询、论证、问卷调查等方式开展需求调查，如公开发布需求调查公告（公开征集采购需求）、厂家问询、高校调研、第三方机构咨询（含可行性研究、项目建议书编制）、组织专家论证等。
第九条 采购需求调查的内容一般涉及相关产业发展、市场供给、同类采购项目历史成交信息，可能涉及的运行维护、升级更新、备品备件、耗材等后续采购，以及其他相关情况。
面向市场主体开展需求调查时，选择的调查对象一般不少于3个，并应当具有代表性。
第十条 必须开展需求调查的采购项目类型：
1.400万元以上的货物、服务采购项目，1000万元以上的工程采购项目；
2.涉及学校公共利益、师生关注度较高的采购项目，包括物业服务、大批量家具等；
3.技术复杂、专业性较强的项目，包括需定制开发的信息化建设项目和采购进口产品的项目等；
4.国家和学校认为需要开展需求调查的其他采购项目。
编制采购需求前一年内，采购需求部门已就相关采购标的开展过需求调查的可不再重复开展。
按照法律法规的规定，对采购项目开展可行性研究等前期工作，已包含本细则规定的需求调查内容的，可以不再重复调查；对在可行性研究等前期工作中未涉及的部分，应当按照本细则的规定开展需求调查。
第三章采购实施计划
第十一条 本细则所称采购实施计划，是指采购需求部门围绕实现采购需求，对合同的订立和管理所做的安排。
第十二条 采购实施计划主要内容：
1.合同订立安排，包括采购项目预（概）算、最高限价，开展采购活动的时间安排，采购组织形式安排，采购包划分与合同分包，供应商资格条件，采购方式、竞争范围和评审规则等。
2.合同管理安排，包括合同类型、定价方式、合同文本的主要条款、履约验收方案、风险管控措施等。
第十三条 采购实施计划根据法律法规、政府采购政策和国家有关规定，结合采购需求的特点确定。
第十四条 采购需求部门应根据采购项目实施的要求，充分考虑采购活动所需时间和可能影响采购活动进行的因素，合理安排采购活动实施时间。
第四章风险控制
第十五条 学校对纳入管理范畴的项目建立审查工作机制，在采购活动开始前，针对采购需求管理中的风险事项，对采购需求和采购实施计划进行审查，审查分为一般性审查和重点审查。
第十六条 一般性审查主要审查是否按照本细则规定的程序和内容确定采购需求、编制采购实施计划。审查内容包括，采购需求是否符合预算、资产、财务等管理制度规定；对采购方式、评审规则、合同类型、定价方式的选择是否说明适用理由；属于按规定需要报相关监管部门批准、核准的事项，是否作出相关安排；采购实施计划是否完整。
第十七条 重点审查是在一般性审查的基础上，进行以下审查：
1.非歧视性审查。主要审查是否指向特定供应商或者特定产品，包括资格条件设置是否合理，要求供应商提供超过2个同类业务合同的，是否具有合理性；技术要求是否指向特定的专利、商标、品牌、技术路线等；评审因素设置是否具有倾向性，将有关履约能力作为评审因素是否适当。
2.竞争性审查。主要审查是否确保充分竞争，包括应当以公开方式邀请供应商的，是否依法采用公开竞争方式；采用单一来源采购方式的，是否符合法定情形；采购需求的内容是否完整、明确，是否考虑后续采购竞争性；评审方法、评审因素、价格权重等评审规则是否适当。
3.采购政策审查。主要审查进口产品的采购是否必要，是否落实支持创新、绿色发展、中小企业发展等政府采购政策要求。
4.履约风险审查。主要审查合同文本运用是否适当，是否围绕采购需求和合同履行设置权利义务，是否明确知识产权等方面的要求，履约验收方案是否完整、标准是否明确，风险处置措施和替代方案是否可行。
5.国家和学校认为应当审查的其他内容。
第十八条 有以下情形之一的，可不进行审查：
1.国家、行业有强制标准的采购项目；
2.同一年度内，已进行过审查的相同采购项目；
3.追加采购的项目；
4.通过上海市政府采购网框架协议采购馆采购的项目或工程协议供应商内采购项目；
5.国家和学校规定的其他情形。
第十九条 有以下情形之一的，应当重新开展审查：
1.采购失败后需要重新开展采购，采购需求变化比较大的项目；
2.采购文件发布期间，潜在供应商对采购文件质疑或投诉成立且影响或可能影响采购结果的采购项目；
3.采购过程中采购需求发生变动比较大的项目；
4.已开展过采购需求审查，但审查不通过的项目；
5.国家和学校规定的其他情形。
第二十条 除第十八条规定的项目外，本细则范围内的采购项目应进行一般性审查，属于第十条规定范围的采购项目还应进行重点审查。
第二十一条 一般性审查由采购需求部门、采购业务归口管理部门和采招中心共同实施，涉及政府采购项目还应邀请法务办公室、审计处、财务处等部门共同参与实施。属于第十条规定范围的采购项目，采招中心需邀请三人及以上单数的校外相关专家进行重点审查。
参与确定采购需求和编制采购实施计划的专家和第三方机构不得参与审查。
第二十二条 采购需求部门应按照附件格式要求编制采购需求书（含采购需求调查表）及采购实施计划文件，通过网上办事中心委托采购申请流程提交进行审查。
学校比选类项目可不编制采购实施计划文件。
第二十三条 采购需求和采购实施计划的调查、编制、确定、审查等工作应当形成书面记录并存档。采购文件应当按照审核通过的采购需求书和采购实施计划文件编制，除明显错误外，原则上不得随意更改其内容。
第五章监督检查
第二十四条 采购需求部门应确定项目经办人，对项目经办人调研收集、确定报送采购需求等工作充分授权，并按照制定的采购内控制度加强监督。
第二十五条 财务处负责对采购项目的预算及其执行情况进行监督和指导。
第二十六条 采招中心负责日常监督检查，将采购需求审查作为采购活动监督检查的重要内容，如实向有关部门反映情况，并提供有关材料。
第二十七条 学校有关部门在办理采购项目质疑、投诉、举报事宜和监督检查过程中，发现采购需求部门未按本细则开展采购需求调查的，或发现采购需求存在歧视性、限制性、不符合政府采购政策等问题的，亦或未按规定编制采购实施计划的，将采取提醒、约谈、书面关注等方式责令采购需求部门整改。对情节严重或者拒不改正的，将有关线索移交纪检监察等部门处理。
第六章附则
第二十八条 采购项目涉及国家秘密的，按照涉密采购有关规定执行。
第二十九条 因采购需求部门不可预见的紧急情况实施采购的，可以适当简化相关管理要求。
第三十条 本细则自2026年1月1日起试行，由采招中心负责解释。
附件：1.采购需求书[含采购需求调查表（参考）]编制模板
2.采购实施计划编制模板
3.采购项目重点审查意见表
附件1：采购需求书[含采购需求调查表（参考）]编制模板.docx附件2：采购实施计划编制模板.docx附件3：采购项目重点审查意见表.docx
