第一章 总则
第一条 为进一步加强和规范会议的组织和管理，精简会议，改进会风，提高会议效率和质量，根据《整治形式主义为基层减负若干规定》等有关文件精神，结合学校实际，制定本办法。
第二条 本办法适用于以学校名义召开的各类会议，以及以会议为主要形式的活动（含研讨会、论坛、庆典等）。
第三条 会议举办应围绕学校中心工作和重点任务，坚持务实、精简、高效、节约和小会服从大会的原则，事先充分准备，周密制定计划，科学统筹安排。
第二章 会议分类
第四条 学校会议主要分为四类：
（一）全校性会议。以学校名义组织召开或者上级部门部署召开的，全体校领导出席或若干名校领导出席，各学院、部门主要负责人参加的会议，如教职工代表大会，开学、毕业典礼，中层干部会，党委中心组学习会等。
（二）常规性会议。学校召开的日常议事决策会议以及各类议事协调机构会议、专题会议，如党委全委会会议、党委常委会会议、书记办公会议、校长办公会议、学术委员会会议、学位评定委员会会议等。
（三）业务类会议。学校有关部门组织召开，校内相关部门（单位）或本业务系统、本领域范围内的有关人员参加的会议，如职能部门、学院或其他教学、科研单位主办或承办的各类工作部署会、研讨会、培训会、学术会议等。
（四）其他会议。由学校各二级单位组织召开的内部会议，以及除上述会议以外的其他会议。
第三章 会议审批
第五条 学校会议实行分类管理、分级审批制度。未经批准不得以学校名义召开会议。
第六条 全校性会议实行会议计划审批制度。各部门一般在每年7月份、12月份分别将下半年、第二年上半年会议计划（包括会议名称、时间、地点、主要内容、参会人员、经费预算等）报党委办公室或校长办公室，经学校研究后统一安排，列入年度会议计划。年中及年底无法确定的会议计划，应至少提前1个月报学校审批。对上级主管部门交办等确需临时增加的会议，按规定程序报批。学校年度例行会议（附件2）按计划实施，无需上报审批。
第七条 常规性会议由学校领导根据工作需要提出，按照相关会议议事规则执行。
第八条 业务类会议由部门（单位）根据工作计划和实际情况，报学校审批。其中，部门（单位）承办的区域性、全国性的工作会议一般须提前2个月向党委办公室或校长办公室报批。部门（单位）主办或承办的学术性会议向归口管理职能部门报批。举办国际会议应按有关规定，由国际交流处（港澳台办）向上级部门报批。
第九条 其他会议，根据会议内容，必要时按程序向学校报批。
第十条 讲座、论坛、报告会、研讨会等严格执行“一会一报”制度，按照《上海海事大学关于进一步加强讲座、论坛、报告会等阵地管理的实施办法》执行。
第四章 会议组织
第十一条 各类会议均按照“谁申请、谁负责”原则，由申请部门举办。确需其他部门协助的，应在会议申请时注明，经校领导批准同意后，由申请部门主办，相关职能部门协办。
第十二条 会议材料。会议主办部门应提前5个工作日将会议材料报党委办公室或校长办公室审核，并报相关校领导审阅，内容包括会议方案（时间、地点、主题、规模、主持人、议程、拟邀请校领导、主要参会人员、暖场视频等）和相关讲话稿等。
第十三条 会场安排。坚持节俭办会，会议一般安排在学校内部举办，确需在校外召开的，严格按有关规定选定会议场所。会场安排和布置要简洁、大方、实用。主办部门负责具体会务工作。不得发放与会议内容无关的宣传资料、纪念品等。
第十四条 会议通知。会议主办部门应提前通知参会人员，参会校领导由党委办公室或校长办公室负责通知。
第十五条 签到与记录。会议主办部门应安排专人做好会议签到、记录工作，视情况安排摄影和录音录像。会后整理形成会议纪要，加强督办检查，确保会议精神贯彻落实。及时将整理后的全套会议材料进行归档。
第五章 会议要求
第十六条 严格控制会议数量，可开可不开的会议坚决不开，尽可能合并开会、套开会议，除年度会议、直接传达贯彻上级会议精神或上级明确要求召开的会议，以及因应急任务确需召开的会议外，原则上不再召开全校性会议。
第十七条 严格控制会议时间，精简议程、提高实效。从严落实开短会、讲短话要求，各类讲话发言要简明扼要，直奔主题，直陈观点。会议交流单位一般不超过4个，每个单位发言不超过6分钟，领导讲话不超过30分钟。一般性业务工作会议原则上不超过1小时。
第十八条 除学校主要领导主持召开的会议外，一般不要求各单位主要负责人参加。分管校领导可主持召开由分管部门和联系单位主要负责人参加的会议；工作需要时，可以召集有关单位、部门主要负责人等参会。未经学校批准，各职能部门不得要求各学院主要负责人参加本部门举办的会议。
第十九条 应切实改进会议形式，充分运用网络视频、多媒体会议系统等现代信息技术手段，尽量降低会议成本，提高会议效率。
第二十条 学校举办的各类会议、活动，若因其他原因确需请假的，须提前向主办部门或会议主持人说明情况，并安排其他相关人员参会。
第二十一条 凡会议内容包含涉密事项，应严格按照《上海海事大学涉密会议管理办法》的规定组织会议，实行保密审查和备案。
第二十二条 会议经费管理均须严格按照国家、上海市和学校相关规定执行。费用支出实行谁主办、谁承担原则。严格落实八项规定有关精神，严禁列支与会议无关的任何费用，严禁套取会议资金。违反规定的，按有关规定处理。
第六章 附则
第二十三条 本办法未尽事宜执行上级和学校有关文件规定。
第二十四条 本办法自发布之日起施行，由党委办公室和校长办公室负责解释。原《上海海事大学会议管理办法（试行）》（沪海大委〔2019〕65号）废止。
