第一章 总则
第一条 目的和依据
为提升学校电子邮件服务管理水平，规范电子邮件服务，保障学校电子邮件服务使用者的合法权利，根据《互联网电子邮件服务管理办法》、《中华人民共和国电信条例》及其他相关法律法规的规定，结合学校实际，制定本办法。
第二条 适用范围
本办法适用于以学校shmtu.edu.cn域名结尾的电子邮件服务。学生电子邮箱域名为：@stu.shmtu.edu.cn，教职工及部门所使用电子邮箱域名为：@shmtu.edu.cn，未曾分配过学生邮箱的校友的电子邮箱域名为：@alu.shmtu.edu.cn。
第三条 定义
本办法所称电子邮件服务，是指学校设置电子邮件服务器，为校内用户发送、接收互联网电子邮件提供条件并进行管理的行为。
本办法所称电子邮件地址是指由一个用户名与学校域名共同构成的、可据此与互联网电子邮件用户发送和接收电子邮件的全球唯一性的终点标识。
本办法所称电子邮箱是指通过互联网网络为用户提供交流的电子信息空间，既可以为用户提供发送电子邮件的功能，又能自动地为用户接收电子邮件，同时还能对收发的邮件进行存储和管理。
本办法所称电子邮箱系统是指用于电子邮件发送、接收、阅读、存储和管理的信息系统。
本办法所称电子邮件是指附加在互联网电子邮件上的包含电子邮件信头、主题、内容和附件的电子信息。
第四条 管理原则
学校邮箱管理遵循“统一建设、统一管理、统一防护”的原则。
第五条 集约建设
原则上，所有校内电子邮件服务需要由信息化办公室统一建设，其他校内部门和个人原则上不可以学校名义建设电子邮箱系统和提供电子邮件服务。
第二章 职责分工
第六条 账号申请部门
账号申请部门提出本部门所负责相关用户的电子邮箱的申请工作。各部门负责本部门所申请的部门公共邮箱的账号安全和内容安全。
第七条 党委宣传部和法务办公室
共同对于违法违规和举报的邮件信息进行审核认定，并出具处理意见。对因违反本管理办法而限制邮箱功能的用户，如要申请恢复使用，需用户书面申请并承诺不再发生类似行为，并由党委宣传部进行审核。
第八条 信息化办公室
负责拟定学校电子邮件服务管理有关标准规范和制度，建设、运行和维护全校电子邮箱系统，负责电子邮箱系统应急处置，负责提供学校电子邮件服务。
第三章 账号管理
第九条 用户范围
我校全日制本科生、研究生、在编教职工、校内工作人员经申请和审批后获得上海海事大学电子邮件地址；校内有关部门可以根据实际使用需求申请部门公共电子邮件地址。
第十条 用户管理
新生录取后，由学生处、研究生院、国际教育学院等招生负责部门统一向信息化办公室提供学生名单数据，由信息化办公室开通邮箱。信息化办公室不接受新生单独申请。以上相关部门须提供申请人的姓名、学号、姓名拼音、身份证号后六位等信息用于申请邮箱。
新进教职工申请电子邮箱须填写《上海海事大学新进教职工电子邮件申请表》，经人事处审核后交到信息化办公室。符合开通条件的，由信息化办公室负责开通。
校内其他工作人员如需使用电子邮件服务，由人事处编制工号后，向信息化办公室申请。
校内各部门如需申请部门公共邮箱，由所在二级部门向信息化办公室申请，并确保邮箱由专人负责管理，保证邮箱安全。
第十一条 命名规则
学生邮箱默认为：学号@stu.shmtu.edu.cn，并根据姓名汉语拼音或英文名称初始一个汉语全拼邮箱别名。如与系统现有账号冲突，可调整拼音顺序。
教师邮箱默认为：名的首字母+姓的全拼@shmtu.edu.cn。如与系统现有账号冲突，可调整拼音顺序。
校友邮箱由校友向校友会提出申请，经校友会审核邮箱名后，提供名单给信息化办公室，由信息化办公室负责创建以@alu.shmtu.edu.cn结尾的电子邮件地址。已获得学生邮箱的校友不再提供校友邮箱。
第十二条 密码管理
电子邮箱会设置初始密码，用户在获得电子邮箱账号后，须立即修改该密码。如因邮箱密码问题被黑客攻破，则由信息化办公室立即冻结该账号的使用，并由用户申请再行开通。
用户应定期修改邮箱密码，以提高邮箱安全性。教职工忘记电子邮箱密码时，可通过统一身份认证自助重置，也可本人携带个人有效证件到信息化办公室办理密码重置。部门公共邮箱密码遗失，须写明情况由部门负责人签字盖章后，到信息化办公室办理密码重置。学生和校友忘记邮箱密码可自助找回或通过申请重置。为了保障邮箱安全，信息化办公室可不定期统一要求用户重置密码。
第十三条 有效性
学生正常毕业离校以及教职工正常工作调动离校后，仍提供电子邮件服务。教职工正常调动离校信息由人事处确定和提供有效期，并每年审核名单。
教职工人员退休后，仍提供电子邮件服务。人员的所在部门信息由人事处负责变更到退管办。如需关闭邮件账号，由本人或退管办申请。
因学籍变动、辞职、解聘等其它原因离校的学生、教职工和校内工作人员，从离校之日起即停止电子邮件服务。学生处、研究生院或其所在部门须及时向信息化办公室通知离校人员信息。
部门公共邮箱实行年度备案管理，未按时备案的邮箱保留收信功能，暂停发信功能。
第四章 运行管理
第十四条 运行和安全监测支撑
信息化办公室应当建立电子邮箱系统的运行和安全监测支撑系统，具备故障定位和安全状况实时监测、预警能力。
第十五条 运行保障
信息化办公室应当建立电子邮箱系统的运行保障制度，提供技术支持和服务，及时响应报修和处理系统故障。
第五章 内容管理
第十六条 使用用途
电子邮件服务可用于教学、科研、社会服务、行政管理等工作用途。用户可以在合理使用的原则下用于个人用途。
第十七条 违规违法责任
用户使用电子邮件服务时不得利用邮箱从事违法违规行为，包括但不限于：
（1）任何单位或者个人不得利用学校邮箱制作、复制、发布、传播含有下列内容的信息：反对宪法所确定的基本原则的；危害国家安全，泄露国家秘密，颠覆国家政权，破坏国家统一的；损害国家荣誉和利益的；煽动民族仇恨、民族歧视，破坏民族团结的；破坏国家宗教政策，宣扬邪教和封建迷信的；散布谣言，扰乱社会秩序，破坏社会稳定的；散布淫秽、色情、赌博、暴力、凶杀、恐怖或者教唆犯罪的；侮辱或者诽谤他人，侵害他人合法权益的；含有法律、行政法规禁止的其他内容的。
（2）任何单位或者个人不得有下列危害电信网络安全和信息安全的行为：对电信网的功能或者存储、处理、传输的数据和应用程序进行删除或者修改；利用电信网从事窃取或者破坏他人信息、损害他人合法权益的活动；故意制作、复制、传播计算机病毒或者以其他方式攻击他人电信网络等电信设施；危害电信网络安全和信息安全的其他行为。
（3）未经学校授权的商业活动。
（4）未经学校授权，发送代表上海海事大学进行对外承诺、约定、协议、声明等内容的电子邮件。
（5）国家法律法规和学校规章制度所禁止的其他行为。
如因以上行为经宣传部和法务办公室查实，信息化办公室有权不经通知对该发件人暂时停止提供电子邮件发信服务至少一周，并追究相关责任，情节严重的移交司法机关处理。如需恢复使用需用户书面申请并承诺不再发生类似行为，经宣传部审核通过后，由信息化办公室恢复。
第十八条 电子邮件传输内容要求
用户不得利用电子邮件服务传输任何骚扰性的、中伤他人的、辱骂性的、恐吓性的或其他任何非法的信息资料、垃圾邮件。
如果一周内被两个及以上本校邮箱用户举报所发电子邮件含有上述内容，且经宣传部和法务办公室查实，将由信息化办公室对其发出警告信。自发送警告信后三个月之内再次被投诉有上述行为且经上述部门核实确实存在的，则采取暂停发信功能至少一个月的处罚。如需恢复使用需用户书面申请并承诺不再发生类似行为，经宣传部审核通过后，由信息化办公室恢复。恢复后一年内仍有骚扰邮件行为的，则终止向其提供电子邮件服务。
第十九条 保密要求
所有用户不得使用学校电子邮箱发送具有保密级别内容的邮件。
第六章 附则
第二十条 办法解释
本办法由信息化办公室负责解释。
第二十一条 施行日期
本办法自发布之日起施行，《上海海事大学电子邮件管理办法》（沪海大信息〔2017〕184号）同时废止。
