第一条 为进一步加强和规范对各类会议、活动的管理，精简会议，改进会风，提高会议效率和质量，根据中央和上海市委有关文件精神，结合学校实际，制定本办法。
第二条 本办法适用于以学校名义召开的各类会议，以及以会议为主要形式的活动（含研讨会、论坛、庆典等）。
第三条 会议举办应围绕学校中心工作和重点任务，会议要事先充分准备，周密制定计划，科学安排，坚持务实、精简、高效、节约和小会服从大会、局部服务整体的原则，统筹安排。
第四条 学校建立会议审批报备制度，加强对各类会议的审批管理。未经批准不得以学校名义召开会议。未经批准的校外单位和个人不得使用校内场所举行各类会议和活动。
一类会议：由学校党委行政组织召开，校主要领导出席或若干名校领导出席，各学院、机关部门主要负责人等参加的大型会议。由党委办公室或校长办公室会同有关职能部门拟定会议方案，报学校主要领导批准。
二类会议：由校领导主持召开的专门性工作会议和临时议事机构会议。由相关职能部门填写《上海海事大学会议活动审批表》经分管校领导同意后，送党委办公室或校长办公室备案；需各学院党委书记参加的须报校党委书记批准，需各学院院长参加的须报校长批准。
三类会议：由学校有关单位组织召开，邀请校领导出席的各类学术会议、论坛、研讨会、培训会等。由组织单位按规定程序办理审批，并提前三个工作日报党委办公室或校长办公室协调校领导出席。
第五条 对行政性会议以外的各类会议实行归口管理、统一备案，根据职能部门的职责范围，划分归口管理部门。本科教育类会议由教务处归口管理；研究生教育类会议由研究生院归口管理；学术会议由科技处归口管理。其他职能部门和单位负责职责范围内的会议管理。涉及国际性、港澳台办的会议，须国际交流处（港澳台办公室）备案后，再提交归口管理部门审批。
第六条 哲学社会科学类活动严格执行“一会一报”制度。各举办单位的主要责任人必须对活动的主讲人、主题、内容严格把关，举办单位对报告会、讲座、研讨会、论坛的全过程进行监督。党委宣传部等部门负责做好全校各类哲学社会科学活动审批，全国性哲学社会科学类活动须报市教卫工作党委审批。
第七条 校内二级单位承办校外会议必须事先经过学校批准。由会议承办单位至少提前半个月提交承办校外会议的书面申请，申请应包括会议名称、会议内容、会议日程、会议地点、主办单位、会议规模、经费来源、经费预算以及学校承担的任务等。由党委办公室或校长办公室报分管校领导审批。
第八条 严格控制会议数量，可开可不开的会议坚决不开，尽可能合并开会、套开会议、开视频会，除年度工作例会、直接传达贯彻上级会议精神或上级明确要求召开的会议，以及因应急任务确需召开的会议外，原则上不再召开全校性会议。
第九条 严格控制会议时间，全校行政性会议一般不超过一天，一般性工作会议或专题会议原则上不超过半天。国际会议和全国性会议按照批准的期限举行，但原则上不超过两天。
第十条 除学校主要领导主持召开的会议外，一般不要求各单位主要负责人参加。分管校领导可主持召开由分管部门和联系单位主要负责人参加的会议；工作需要时，可以召集有关单位、部门主要负责人等参会。未经学校批准，各职能部门不得要求各学院主要负责人参加本部门举办的会议。
第十一条 会议地点应当优先选择学校内部会议场所。校内不具备举办条件或上级主管部门明确举办地点确需在校外的，应根据经济性、便利性原则就近选择会议地点。严禁到党中央、国务院明令禁止的风景名胜区召开会议，严禁组织会议代表旅游和与会议无关的参观。
第十二条 各类会议均按照“谁申请、谁负责”原则，由申请单位举办。确需其他单位协助的，应在会议申请时注明，经校领导批准同意后，由申请单位主办，职能部门协办。
第十三条 会议要精简议程、提高实效，各类讲话发言要简明扼要，直陈观点。会议交流单位一般不超过4个，每个单位发言不超过6分钟，领导讲话不超过30分钟，一般性会议原则上不超过1小时。
第十四条 会场安排和布置要简洁、大方、实用。牵头或主办部门负责具体会务工作。不得发放与会议内容无关的宣传资料、纪念品等。
第十五条 学校举办的各类会议、活动，原则上不得请假（正常教学工作除外），若因其他原因确需请假的，必须提前向主办单位或会议主持人说明情况，同意后方可请假，并安排其他相关人员参会。
如遇出差期间有学校重要会议（新学期工作会议、干部大会等一系列要求中层干部参加的会议），须按中层干部请示报告制度办理请假手续。
第十六条 凡涉密事项，与会人员必须严格按保密要求，妥善保管会议文件。在讨论中发生的分歧意见，涉及保密期限的干部、人事及其他暂时不宜对外公开的信息等，不得提前泄露。
第十七条 会议牵头或主办部门要及时整合和归档会议记录和资料，加强督促检查，定期通报落实进展，确保会议精神贯彻落实。
第十八条 各类会议经费管理均须严格按照《上海市市级机关会议费管理办法》执行。费用支出实行谁主办、谁承担原则。严禁违规使用会议经费购置办公设备，严禁列支与会议无关的任何费用，严禁套取会议资金。
第十九条 本文件未尽事宜执行上级和学校有关文件规定。
第二十条 本文件自应发之日起执行，由党委办公室或校长办公室负责解释。
