上海海事大学公务卡管理办法

索取号: 
G010-0702000-2020-4240
沪海大财〔2020〕192号


第一条  为进一步深化和完善国库集中支付制度改革,规范财政授权支付业务,加强公务卡管理,进一步规范公务卡的使用、结算和报销转账业务,减少现金支付结算,根据《上海市市级预算单位公务卡管理暂行办法》(沪财库200845号)、《关于本市进一步推进公务卡制度改革的通知》(沪财库201257号)、《关于印发〈上海市市级预算单位公务卡使用考核管理暂行办法〉的通知》(沪财库201414号)以及《关于进一步完善本市公务卡制度切实减少现金使用的实施意见》(沪委办发〔2016〕29号)等有关文件的要求,结合我校实际,特制定本办法。 


第二条  本办法所称公务卡,是指学校事业编在岗人员、人才派遣人员(以下简称“教职工”)持有和使用的,用于日常公务支出和财务报销业务的个人信用卡。 

公务卡用于支付教职工在使用财政经费支付金额在5万元以下的零星购买商品和服务的支出。公务卡具有3-5万元透支额度和20-50天的透支免息期,实行“一人一卡”实名制,实行免费开卡、免收年费、免担保、到期免费换卡。 


第三条  财务处负责本校教职工公务卡的开卡、报销和注销工作。 


第四条  持有公务卡的教职工(以下统称持卡人)应当妥善保管公务卡,规范使用公务卡办理公务支出的支付结算业务,并及时向学校财务处申请办理报销手续,并承担相应的法律责任。 


第五条  公务卡可用于个人支付结算业务,单位不承担私人消费行为引致的一切责任。 


第六条  如发生教职工新增、调动、退休等变化时,人事处应及时告知教职工公务卡申办和注销信息,财务处及时组织办理公务卡的申领、调整和注销等手续,并通知发卡行及时维护公务卡管理系统。持卡人调动或退休时,应及时结清公务卡账户。 


第七条  公务卡及密码由持卡人个人保管。公务卡遗失或损毁的挂失、补办等事项,由个人自行到发卡行申请办理,持卡人应及时将新的卡号或挂失情况告知财务处,以便财务处通知发卡行维护相关信息。 


第八条  持卡人在执行公务中不允许通过公务卡透支提取现金。如有透支提取现金行为,为个人消费行为,财务处不予报销。因透支提取现金而产生的手续费、利息等一切费用,由持卡人自行承担。 


第九条  学校所有资金全部纳入规范管理范围,其中,财政预算资金(A类经费卡)、专款资金(B类经费卡)、纵向科研经费(纵向C类经费卡)应当使用公务卡结算方式,其他经费卡提倡使用公务卡结算方式。 


第十条  公务卡的结算目录和结算方式 

(一)公务卡强制结算目录包括:办公费、印刷费、咨询费、手续费、水电费、邮电费、差旅费、维修(护)费、租赁费、会议费、培训费、公务接待费、专业材料费、公务用车运行维护费、其他交通费以及其他商品和服务支出。 

(二)实行公务卡结算方式后,原则上不再预借现金。 

(三)属于政府采购范围的,应按政府采购相关规定执行,实行财政直接支付。 


第十一条  下列情况可暂不使用公务卡结算 

(一)快递费、过路过桥费、出租车费用等目前只能使用现金结算的公务支出。 

(二)维稳等工作需要的相关公务支出。 

单笔消费在500元以下且不具备刷卡条件的零星公务支出。 

(四)500元及以上的因特殊原因确实不能使用公务卡结算的公务支出,必须通过个人银行卡或微信、支付宝等方式支付,报销时必须附上付款凭证。同时,报销人应撰写情况说明,报报销人所在部门负责人和财务处负责人审核,其中支出金额在2000元及以上的,还需要报分管财务校领导审批。现金付款不予报销。 

(五)根据学校工作需要,需要安排学生个人使用的上海市大学生创新创业训练计划、大学生竞赛等项目经费,可不使用公务卡进行结算。其中500元及以上的支出,需通过银行卡或微信、支付宝等方式支付,现金支付不予报销。 

(六)根据学校工作需要,发生体现学生个人身份信息支出,如火车票、住宿费发票等,以及学生个人版面费等支出,可不使用公务卡进行结算,应通过银行卡或微信、支付宝等第三方支付方式进行支付,并遵守以下规定: 

1.报销时应提供学生证件复印件。 

2.住宿费等发票的单位名称为上海海事大学。 

3.必须是本人报销或本项目组同学代表同批次报销。 

4.开支的原始票据和结算证明一一对应粘贴。 

5.根据学校工作需要,组织学生外出调研,报销时应提供调研目的单位提供的调研情况证明;因特殊情况没有调研目的单位证明的,由所在学院提供证明,证明需导师签署审核意见,学院领导审批,加盖学院公章。 


第十二条  公务卡报销还款的程序 

通过公务卡支付结算的经济业务,应按以下规定办理报销: 

(一)对于执行强制结算目录的公务消费,必须取得本人签名的公务卡刷卡凭证(POS机签购单),以及税务发票或其他规范报销票据。财务人员登陆国库集中支付系统进行相关信息核对,对符合报销条件的予以报销。不符合报销条件的,由持卡人自行偿还。 

(二)对于教职工在网上购买飞机票、火车票等无法取得刷卡凭证的,可将公务卡网上银行对账单打印出来,要求有卡号、姓名、商家名称、刷卡日期和刷卡金额等信息,并将该笔业务标出,作为刷卡凭证与飞机票和火车票等一并提交财务审核报销。 

(三)教职工使用公务卡结算的各项公务支出,在公务消费4天后,凭刷卡凭证(POS机签购单)和发票等财务报销凭证,按财务报销审批程序进行报销。当月消费的必须最迟于次月18日前到财务处进行报销,以免超期还款造成罚息及个人信用扣减等不利后果。 

(四)确保公务卡支付人与报销凭证的收款人应为同一人。经财务处审核后的公务卡报销单,财政国库将公务卡报销金额从单位零余额账户划转到报销人的公务卡内;审核、审批未予通过的,属于个人消费行为,由持卡教职工个人承担还款义务。 


第十三条  报销凭证的填报要求 

(一)教职工分次刷卡报销发票,应分别填制费用报销单。 

(二)不同经费项目发生支出时,公务卡应分别刷卡和开票。 

(三)发票与刷卡凭证要配对粘贴(刷卡凭证在前),两者金额应相符。如出现差异,以金额小者为准给予报销。 

(四)为保证准确还款,务必在单据报销单上写明收款人姓名、公务卡卡号,并注明“公务卡报销”,以加快公务卡结算。 


第十四条  财务处按规定对报销凭证进行审核后,对符合公务卡结算范围和财务制度规定的支出予以报销。 

持卡人报销时,财务处登录公务卡管理系统,根据银行卡签购单录入“交易日期”、“卡号”和“检索号”,从中国银联上海分公司提供的交易信息中提取相应的公务消费信息,核实后确定可报销金额,录入“金额”、“目级科目”、“支付摘要”等业务要素,在支付系统中确定对应的用款计划,生成《财政授权支付凭证》,通过本单位的财政授权支付零余额账户向公务卡账户转账结算,完成报销程序。 

财务处在收到支付凭证回单后,将报销凭证、银行卡签购单及支付凭证回单等原始凭证按照现行会计核算办法登记入账。 


第十五条  公务卡不予报销的事项 

有下列情形之一的,所产生费用由教职工个人承担,不予报销。 

(一)使用公务卡用于个人消费的部分。 

(二)报销费用与提供的报销凭证、公务卡刷卡凭证(POS机签购单)不符的支出。 

(三)持卡人透支提取现金产生的手续费、利息、罚息及滞纳金等。 

(四)因个人原因未能在公务卡免息期内申请报销所造成的罚息和滞纳金等。 

(五)因教职工个人保管不慎或遗失等原因,导致公务卡被盗刷卡所形成的支出和损失。 

(六)其他不符合财务管理规定和要求或超出标准的消费。 


第十六条  因退货等原因导致已报销资金退回公务卡的,持卡人应及时将相应款项退回财务处,并由财务人员及时办理相关手续,将资金退回对应的财政账户。 


第十七条  财务处在公务卡管理工作中的主要职责是: 

(一)选择本单位公务卡发卡行,签订公务卡服务协议。

(二)组织教职工统一办理公务卡,做好新增、调动、退休等人员的公务卡管理工作。 

(三)督促持卡人及时办理公务卡项下公务消费支出的财务报销手续。协助发卡行向学校有逾期欠款的持卡人催收欠款。 

(四)通过国库集中支付系统和公务卡管理系统,审核持卡人提请报销的公务卡消费信息,及时办理公务卡报销还款和资金退回等业务,做好相关账务处理工作,并按月与发卡行就公务卡报销还款情况进行对账。 

(五)协助发卡行维护公务卡管理系统,及时下载保存有关信息,按月与发卡行核对公务卡报销还款信息。加强与发卡行的沟通,指导、督促和配合发卡行做好相关工作。 

(六)配合市财政局做好公务卡监督管理等工作。 


第十八条  持卡人在公务卡管理工作中的主要职责是: 

负责按规定申请办理公务卡,妥善保管卡片和密码,并承担因个人保管不善等原因引起的公务卡有关责任和费用。 

执行公务所需支出,原则上应使用公务卡结算和报销,并接受财政部门和财务处对公务支出的监控管理。树立良好的信用意识,养成及时报销还款的习惯。 

负责及时归还公务卡项下银行欠款。因离职、调动、退休等原因离开学校,须按有关要求清理公务卡项下债权债务,停止公务卡的使用。如因个人报账不及时而造成逾期还款罚息、滞纳金和个人信用扣减等后果的,由教职工本人承担。 

遵守国家关于信用卡使用管理的法律法规和本办法有关规定,规范使用公务卡。 

(五)对消费交易发生疑义,可按规定向发卡行提出交易查询。教职工应根据银行对账单查询公务卡消费报销后的资金到账情况,若有异常情况,应尽快报告财务处以便及时处理。

 

第十九条  禁止将本办法第二条范围以外的人员纳入公务卡管理范围,如情况特殊需要使用公务卡的,应报分管财务校领导审批;严禁持卡人违规使用公务卡、恶意透支、拖欠还款,或将非公务支出用于公务报销;严禁对外泄漏本校教职工与公务卡支出有关的各种数据资料。违反相关规定的,追究部门负责人和直接责任人的责任。 


第二十条  以前发布的规定与本办法不一致的,适用本办法。 


第二十一条  本办法由财务处负责解释。 


第二十二条  本办法自发文之日起施行。《上海海事大学公务卡管理和财务结算暂行办法》(海大财〔2016〕277号)同时废止。 


发布日期: 
2020-08-11
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