物资采购工作程序

索取号: 
G010-0701002-2010-0124

     1.目的

       
为加强我校物资采购工作各环节的管理,贯彻落实国家有关政府集中采购的有关规定,提高资金的使用效益,保障采购物资的质量,防止采购物资中的不正之风,特制定本程序。

        2.适用范围

       
本程序适用于教学、科研及行政办公等所需办公家具、生活用品与后勤设施设备等物资的申请、立项、采购、监督等环节的工作。

        3.工作职责

        3.1
校物资采购领导小组负责制定和修订物资采购工作管理办法;负责审批大额物资采购计划;协调物资采购管理的有关工作。校物资采购领导小组的日常工作由资产管理处、实验室管理处负责。

        3.2
资产管理处后勤管理办公室负责教学、科研及行政办公等所需办公家具、生活用品与后勤设施设备等物资的申请、立项、采购、验收等环节的工作。

        3.3 监察处参与物资采购过程的监督及物资采购招投标工作。

        3.4 审计处负责对采购经费的审计监督。

        3.5 财务处负责对采购票证的审核。

        4. 工作程序

        4.1 申购物资的审批程序

        4.1.1
我校所属各部门(处室)、学院须在每学期放假前按申购物资的用途,向资产管理处后勤管理办公室提出申请,并填写《上海海事大学物资采购审批表》。

        4.1.2
资产管理处后勤管理办公室将拟购物资汇总《上海海事大学学期采购计划》,报校物资采购领导小组审批。

        4.1.3
资产管理处后勤管理办公室根据批准的《上海海事大学学期采购计划》,对采购物资中拟使用财政性资金(包括预算内资金和预算外资金)进行采购的物资,均按照《上海市政府采购管理办法》规定的采购方式和程序进行采购。

        4.1.4
由学校自行负责采购的物资,批量或单件在5万元以上的行政办公家具和后勤设施设备均需采用招投标方式进行采购;凡批量或单件在5万元以下的行政办公家具和后勤设施设备原则上由资产管理处后勤管理办公室组织集体采购。

        4.2 批量或单件在5万元以下的行政办公家具和后勤设施设备的采购。

        4.2.1
由使用部门、后勤管理办公室、监察处(必要时)组成采购小组,对需采购物资进行询价、议价,对供应商进行必要的考察。采购物资价值在2万元以上的,需要与2个以上的供应商进行谈判,在货真、价廉、质量好的前提下,选定其中一家供应商。

        4.2.2 经使用部门确认后,与商家签订《购物合同》,并按合同进行采购。

        4.2.3 后勤管理办公室与物资保管、使用部门共同组织对采购物品的验收。

        4.2.4 物资入库记帐。

        4.2.5 财务处根据发票、合同和物资申购报告付款。

        4.3
批量或单件在5万元以上的行政办公家具和后勤设施设备的采购,按招投标方式进行采购。

        4.3.1 由资产管理处、使用部门、监察处等部门组成,成立采购工作小组。

        4.3.2
采购工作小组根据批准立项的采购计划,按采购物资的技术性能、产品质量、数量、提供时间等要求,起草并发布招标文件,按照项目招投标的方法选择3家或3家以上的供应商。

        4.3.3
供应商在规定时间前按要求将投标书封口送达学校。采购工作小组组织开标会议,根据“公开、公平、公正”的原则对供应商提供的报价、性能、质量等进行比选,必要时应到生产商实地考察。比选的原则是:首先应当采购本国物资(50%以上部件均在国内生产的也属此类),综合考虑技术性能、产品质量、价格、售后服务和供货方的经济实力等因素,选择最佳的价格性能比。

        4.3.4 采购工作小组将采购工作的综合情况和草签的《购物合同》报校物资采购领导小组审批。

        4.3.5 经校物资采购领导小组批准和使用部门认可后,采购工作小组按合同进行采购。

        4.3.6
由后勤管理办公室与物资保管、使用部门共同组织对采购的物资进行验收,填写《上海海事大学物资采购质量验收表》,合格后入库记帐,做好固定资产帐目。

        4.3.7 财务处根据发票、合同和物资申购报告付款。

        4.4
审计处认为有必要时,可对行政设备采购工作小组、采购部门或者采购经办人进行专项审计。财务处在查实采购票证的合法性、真实性后,凭发票、固定资产帐、合同或物资申购报告付款。

        4.5
资产管理处后勤管理办公室建立采购档案。对单价在1万元(含1万元)的后勤设施设备、单价在500元(含500元)以上的办公家具、生活用品的采购工作做好采购记录。凡组织招投标采购的保存本校的招标书和厂商的投标书,并做好招投标、开标等会议的记录。

        5. 支持性文件

        《上海海事大学关于加强学校物资采购工作的规定》

        (沪海大资字〔2010〕61号) 【C3/资产04/001】

        《上海市政府采购管理办法》 【C3/资产04/002】

        《上海市政府采购集中采购目录》 【C3/资产04/003】

        6. 质量记录

        《上海海事大学学期采购计划》 【C4/资产04/001】

        《上海海事大学物资采购审批表》 【C4/资产04/002】

        《购物合同》(由供货方提供) 【C4/资产04/003】

        《上海海事大学物资采购质量验收表》 【C4/资产04/004】

        《上海海事大学采购物资工作记录》 【C4/资产04/005】


发布日期: 
2010-08-16