上海海事大学物资采购管理办法

索取号: 
G010-0705001-2016-3425
沪海大资〔2016〕12号


第一条 总则

第一条 为进一步规范我校物资采购与供应工作的管理,提高采购过程的透明度,降低采购成本,保障采购物资的质量,根据《中华人民共和国招标投标法》、《中华人民共和国政府采购法》以及《中华人民共和国招标投标法实施条例》等法律法规的文件精神,结合我校实际,特制定本办法。

第二条 采购工作应当遵循公开透明、公平竞争、公正评审和诚实信用原则。

第三条 学校实行集中采购目录和统一限额标准采购。采购限额标准是针对不同采购方式所划分的项目金额限制标准,各类项目的采购方式须与其对应的限额标准相一致。各类采购限额标准由资产管理处根据国家有关规定和学校要求另行拟订或修订,经学校采购工作领导小组审议通过后发布施行。

第四条 采购限额标准以上的进口产品须报学校主管部门上海市教委及上海市财政局审批通过后实施。进口产品是指通过中国海关报关验放进入境内且产自关境(不包括香港、澳门、台湾等单独关境)外的产品。

第五条 任何部门和个人不得将同一项目下的限额采购项目化整为零或以其他方式规避本办法规定的采购方式。

第六条 学校采购工作实行回避制度。在采购活动中,采购需求编制人员、审核人员、采购管理人员等与供应商有利害关系的,必须回避。


第二章 组织机构及职责

第七条 学校采购工作实行分级负责制,学校物资采购工作领导小组是学校采购工作的领导机构,使用管理部门、资产管理处、财务处是承担学校采购活动的分级责任主体部门,分别按照职责和权限归属承担相应的责任。

    第八条 上海海事大学物资采购领导小组,负责领导和协调全校的物资采购工作。物资采购领导小组由以下主要成员组成:

组长:分管校长

成员:资产管理处、实验室管理处、教务处、学生处、监察处、财务处、图书馆、后勤服务中心等部门的负责人

物资采购领导小组的日常工作主要由资产管理处负责,其主要职责是:

1.负责制定和修订物资采购工作管理办法;

2.负责物资采购的具体实施;

3.协调物资采购管理的有关工作。

    第九条 归口及分工

1.资产管理处负责教学、科研及行政办公等所需设备、办公家具、生活用品与后勤设施设备的采购工作;

2.后勤服务中心负责食堂用品、植物、新生生活用具、车队用油及保险的采购工作;

3.学生处负责新生校服的采购工作;

4.图书馆负责图书资料的采购工作;

5.教务处负责教材资料的采购工作。

本办法主要针对资产管理处负责的采购工作。

第十条 项目使用管理部门是提出项目需求和使用的单位,其主要职责为:

(一)根据工作需要编制需求计划,申请项目立项、落实经费来源,立项后执行项目预算;

(二)指定项目的负责人或其书面授权代表,编制需求文件、论证报告,拟定采购实施计划并提交资产管理处审核;

(三)执行采购实施计划,项目的负责人作为采购人主体承担相应的责任和义务,包括编制采购需求技术文件、参与采购过程、签字确认采购文件、合同上签字等;

(四)联系落实供应商履约并为其履约提供必要的现场配合工作;

(五)处理项目建设过程中出现的紧急事件,并及时向相关部门报告;

(六)负责办理项目的验收手续,并在验收意见上签字;

(七)负责办理项目的资产入库及财务报销事宜。

第十一条 资产管理处负责采购活动的组织和管理,执行采购程序,其主要职责为:

(一)执行国家关于采购的相关法律法规和方针政策,拟订学校有关采购工作的规章制度,并组织和协调实施;归口联系上海市教委、政府采购主管部门的工作;

(二)审核符合集中采购目录、采购限额标准的项目,并组织实施;

(三)组织选定招标采购代理机构、进口代理机构、进口论证代理机构;

(四)负责采购信息发布;

(五)负责组织使用管理部门对拟采购进口货物的报批、报备工作;

(六)负责审核合同的规范性、完整性以及采购合同专用章的管理与使用;监督合同的履行、协助验收工作;

(七)负责政府采购信息的统计、上报工作;

(八)负责采购资料的整理和归档工作。

第十二条 财务处是采购项目的预算资金核拨和使用审核等的综合管理部门,其主要职责包括:

(一)监督指导各类采购项目的立项预算和实施,归口联系上海市教委及政府财务主管部门的工作;

(二)审核项目的经费预算,并实施资金核拨;

(三)审核项目经费的使用、支付等;

(四)各类项目的财务汇总、统计与上报。

第十三条监察处负责监督采购程序及经费使用的合规性、合理性,其主要职责包括:

(一)监督各类采购项目按照国家的法律法规及学校的相关规定执行;

(二)监督比选、招标采购等采购活动;

(三)受理、核实、招标投标活动中的信访举报。

 

第三章采购方式

第十四条 学校物资采购包括零星采购、集中采购目录采购、比选采购、招标采购等方式。

第十五条不属于集中采购目录采购的,且一次性采购累计预算总额在5万元以下的采购项目可执行零星采购。使用部门可根据需求成立采购小组,采用自行询价(货比三家)方法集体决策,并由使用部门项目经费卡审批人(项目负责人)审核后在市场采购。

第十六条采购项目符合集中采购目录的,委托市政采中心实施采购。

第十七条 不属于集中采购目录采购的,且一次性采购累计预算总额在5万元及以上,20万元以下的采购项目,需参照项目比选形式,执行比选采购。

第十八条 不属于集中采购目录采购的,且一次性采购累计预算总额在20万元及以上的采购项目,需参照项目招标形式,委托招标代理机构执行招标采购。

第十九条 因严重自然灾害等不可抗力事件或其它特殊原因,急需购置的物资设备,如不能按本办法规定执行的,经物资采购工作领导小组审批后,可采用其他采购方式采购。

 

第四章委托采购流程

第二十条 各部门根据实际需求,并充分考虑经费预算额度、采购周期、供货周期以及施工周期等因素,及时填写“上海海事大学物资委托采购单”,经项目负责人审核通过后,附经费卡复印件及相关批准文件报资产管理处。一般视经费卡审批人为项目负责人,如有项目两者不一致时,须由经费卡审批人出具授权书委托制定项目负责人。

其中服务器、存储、工作站等IT网络存储设备及软件采购之前,须报信息化办公室审批,空调采购之前须报资产管理处能源管理办公室审批。

具体流程:

(一)属于集中采购目录内的物资设备,由使用部门项目经费卡审批人(项目负责人)审核后,提交资产管理处报上海市政府采购中心,由该中心负责评价和采购。物资设备实际到货时间须根据上海市政府采购中心的工作安排而定。

    (二)不属于集中采购目录采购的,符合零星采购限额标准的项目,由使用部门根据需求自行询价并由使用部门项目经费卡审批人(项目负责人)审核后在市场采购。

(三)不属于集中采购目录采购的,采购金额达到比选采购限额标准的项目,由使用部门项目经费卡审批人(项目负责人)审核后,报资产管理处审核,通过后方可实施采购:

    1、由使用部门拟定技术文件,由资产管理处编制比选采购文件,经使用部门审核确认后,在校园网主页公告10个工作日。

2、公告期结束后,由使用部门根据报价单位的报价单(至少3家)拟定供应厂商,填写“供应单位及商品性能评价表”报资产管理处,选定中标单位应理由充分。参与评价的人员必须在评价表上签字确认,参加人员包含使用部门项目经费卡审批人(项目负责人)且人数在3人以上(包含3人),并承担相应的责任。

3、在公告期结束后,如报价单位不足3家的,公告期将顺延5个工作日,如仍不足3家的,按以下方式办理:

(1)如果属于比选文件设定不合理导致没有单位报价的,由资产管理处会同使用部门再次核定比选文件,重新组织比选。

(2)对于不足3家单位投标而导致流标的,由资产管理处会同使用部门分析原因,开展技术与商务谈判,拟定采购方案,报物资设备采购工作领导小组审批,按批示执行。

(四)不属于集中采购目录采购的,采购金额达到公开招标限额标准的项目,由使用部门拟定招标技术文件和特殊要求的商务条款,资产管理处委托招标代理编制招标采购文件,经使用部门项目经费卡审批人(项目负责人)审核确认后,由资产管理处委托学校指定的专业招标代理公司组织招标采购。具体操作办法按照相应国家法规执行。

(五)申请购置的物资设备需从境外直接引进的,使用部门须按照上级主管部门的要求填写进口产品申请表报资产管理处,由资产管理处会同使用部门办理“进口必要性论证”的申报手续,并按论证结果执行。超过20万的进口物资设备办理论证后还需报市教委及财政局审核后方可开展采购。

需与境外公司签署外贸合同而引进的进口物资设备,其引进工作由资产管理处负责委托学校指定的专业进口代理公司代为办理。由进口代理公司负责与境外公司签订外贸合同,并组织实施进口物资设备的引进工作。

进口物资设备的减免税

1.外贸合同签订后,使用部门须配合资产管理处,按照海关要求提交减免税进口的申请文件。

2.物资设备的减免税额度以海关的最终审批结果为准,如未获批或部分减免,使用部门须按实缴纳相关税费,同时还须承担海关、税务等管理部门在追溯期内可能发生的对进口货物要求增补的税收或其它费用。

3.通过减免税引进的进口物资设备只能用于教学和科研用途,不得用作商业用途,并接受海关的监管,具体监管期限和监管方式按照海关规定执行。

 

第五章 采购合同

第二十一条 采购金额达到或超过3万元的项目,必须签订合同,经二级部门负责人审核后在合同上法定授权人栏签字后,由资产管理处负责加盖采购合同专用章。

第二十二条 采购金额小于3万元的项目,需要时可订采购合同,经二级部门负责人审核后在合同上法定授权人栏签字后,由资产管理处负责加盖采购合同专用章。

    第二十三条 采购合同执行过程中,若发现任何有损学校利益、国家利益的情况,项目实施管理部门应立即变更或终止合同;其中,属招标项目或有较大影响的项目,须提交学校物资采购领导小组审议。

第二十四条 项目实施管理管理部门指定的项目负责人是学校履行合同条款的法定授权责任人,负责审核合同的技术条款、服务条款等,并须在书面采购协议、合同上法定授权人栏签字。项目使用管理部门是合同履行的具体责任部门。

 

第六章 合同履行与验收

第二十五条 采购过程中,项目使用管理部门应按照合同的约定执行,并严格执行预算。

第二十六条 采购项目完成后,由使用管理部门按程序组织验收,填写“上海海事大学物资采购验收单”报资产管理处。参与验收的人员必须在验收单上签字确认,参加人员包含项目经费卡审批人(项目负责人)且人数在3人以上(包含3人),并承担相应的责任。

(一)物资到校后,使用管理部门应会同供应商按照合同约定及时组织验收。如发现有有悖于合同约定的,应做好双方签字认可的备忘录,必要时拍照记录。

(二)如验收不合格的,使用管理部门应及时将验收记录文件及相关证据材料报资产管理处。按照“谁采购,谁负责”的原则,资产管理处配合使用部门向供应商提出并办理补、换、退货,或索赔手续。使用部门执行零星采购的,自行与供应商协商。

第二十七条 物资验收合格后,使用部门应及时办理固定资产入帐和财务报销手续,以确保按合同约定完成财务结算工作。对零星采购货物在办理入库、报销时应该部门确定供货单位的相应过程资料;

第二十八条 单价超过40万元以上的设备属于贵重仪器设备,由使用部门在填写验收单同时需提交实验室管理处“上海海事大学贵重仪器设备履历书”,以备学校主管部门检查。

第二十九条资产管理处应及时将完成后的项目资料送至校档案馆归档保存。

第三十条 本办法由资产管理处负责解释。

第三十一条 本办法自发布之日起施行。原沪海大实验字[2014]104号《上海海事大学实验室物资设备采购与供应管理办法》和(2010)资字第61号《关于加强我校物资采购工作的规定》文件同时废止。


发布日期: 
2016-01-18
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