上海海事大学图书馆各类文献采购办法

索取号: 
G010-0705002-2016-2175

第一章  总则

第一条  为贯彻落实学校关于物资采购工作的有关规定,加强对文献采购各环节的管理,保障文献采购质量,防止文献采购中可能发生的不正之风,根据文献采购的特殊性,特制定本办法。

第二条  本办法适用于图书馆各类文献(中外文图书、外文报刊和电子资源)的采购工作。中文报刊采购属于邮局统一征订或属于自行发行,标价明确,可不使用本办法。

第二章  职责

第三条  文献资源审核小组职责详见《图书馆文献资源审核小组工作章程》(C3/TS-6016/002)。

第四条 文献采购招标小组是招标购置文献而成立的机构。一般由图书馆、资产处、监察处和审计处根据需要协商组成。负责招标工作的组织和实施,并确定供应商。

第五条 图书馆文献资源建设部负责纸质文献采购计划的落实和进行采购工作并完成相关数据的统计。

第六条 图书馆咨询研究部负责电子资源采购计划的落实并进行订购。 

第七条 图书馆办公室负责监督采购计划的落实情况;每月与资产处、财务处核对资源采购入藏情况数据;做好资源订购合同等文件的归档和保存。

第八条 资产处参与文献采购招标工作并对文献采购工作进行指导。

第九条 监察处参与文献采购招标工作并随时对文献采购的过程进行监督。

第十条 审计处参与文献采购招标工作并对文献采购经费进行审计监督。

第十一条 财务处负责对文献采购票证的审核并处理帐务事宜。

第十二条 图书馆其他业务部门协助、配合。

第三章  工作程序

第十三条 一万元以下文献采购

(1)一万元以下的零星、急用文献经文献资源建设部主任同意由采购人员具体经办。

(2)文献购回后,根据文献资源建设部业务工作安排,相关人员按照《文献采访工作细则》、《分类编目工作细则》,及时

验收、加工、入库并完成固定资产入库相关工序后,采购经费报销票证请馆长(或馆长授权人)签字后,送财务处报帐。

 

第十四条 一万元以上中文图书批量采购

(1)一万元以上中文图书批量采购必须召集供应商,采用招标形式进行。

(2)由文献资源建设部采购人员提供至少三家以上的供应商情况提交文献资源审核小组,由小组制作招标书并发出。

(3)供应商在规定时间前将投标书密封后反馈文献采购招标小组。

(4)文献采购招标小组召开招标会议,本着“公开、公平、公正”的原则对供应商提供的报价、加工质量等有关指标进行比选,必要时应到供应商单位实地考察。文献采购招标小组对应标供应商提问、讨论后提出对购买该批图书的意见和建议,并确定中标供应商。

(5)文献资源建设部按照招标会议决定,与中标供应商签订采购合同。采购人员依据合同,完成相关采购工作。

(6)中文图书采购招标工作原则上每二年进行一次。亦可视采购需要随时召开招标会议。

(7)文献资源建设部在招标前对合作的供应商进行评估。评估结果以书面形式向文献采购招标小组汇报。

 (8)供应商送书到馆后,文献资源建设部按照《文献采访工作细则》和《分类编目工作细则》的相关要求及时验收、入库并完成固定资产入库相关工序,采购经费报销票证请馆长(或馆长授权人)签字后,送财务处报帐。

(9)招标会议、考察情况、采购过程必须有相关记录。

第十四条 外文书刊采购

(1)外文书刊供应商是必须具有书刊外贸进出口特许经营权的单位。

(2)文献资源建设部采购人员应提出至少三家以上具有经营资质的单位作为备选供应商。

(3)文献资源建设部采购人员、文献资源审核小组成员对备选供应商进行相关调研后,与供应商确定合作意向,签署相关合作协议。

(4)供应商选择原则上每二年进行一次,特殊情况可适当调整。

(5)文献资源建设部按《文献采访工作细则》和《分类编目工作细则》完成外文书刊采购、入库到票证报帐的一整套工作。

第十五条 电子资源采购

(1)咨询研究部原则上根据已审核通过的年度文献资源建设方案进行电子资源采购。可根据实际情况对电子资源采购作适当调整,但应获得文献资源审核小组或馆长(或馆长授权人)的认可。

(2)电子资源采购首选集团联合采购的形式。无法进行集团采购的,则单独采购。

(3)咨询研究部相关人员负责联系电子资源供应商实施采购。须对订购协议或合同,包括订购年限、所有权、价格、服务及其他条款等作仔细审核和把关。

(4)完成电子资源采购后,应及时将电子资源相关信息通知技术支持部和文献资源建设部。并根据学校财务报销的规定,做好财务报帐工作。

(5)电子资源订购过程产生的有关文件、记录、合同等必须在图书馆办公室归档并保存。

第四章  附则

第十六条 本办法自下发之日起实施,若有未尽事宜,按照学校质量方针执行。

 

发布日期: 
2016-03-09
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