上海海事大学公务卡管理和财务结算暂行办法

索取号: 
G010-0902000-2014-0964

为进一步深化和完善国库集中支付制度改革,规范财政授权支付业务,减少现金支付结算、提高支付透明度,加强财务管理,规范公务卡使用、结算和报销转账业务,根据《上海市深化推进公务卡制度改革方案》(沪财库[2007]31号)和《上海市实际预算单位公务卡管理暂行办法》(沪财库[2008]45号)等文件的要求,结合我校实际,制定本办法。本办法仅针对A类经费卡。

一、公务卡日常管理

(一)
本办法所称公务卡,是指学校在岗的正式教职工持有,主要用于日常公务支出和财务报销业务的信用卡。公务卡免费开卡、免收年费、免担保、到期免费换卡,具有一定的透支额度和20-50天的透支免息期。公务卡实行“一人一卡”实名制,仅限本人使用,信用额度为3-5万元。

(二)基础信息维护

此项工作涉及财务处、人事处、教职工个人和发卡行。

1、我校教职工新增或调出、退休时,由人事处及时告知校财务处,财务处负责办理公务卡的申领、调动或停止使用等手续。持卡人按要求及时还清债务、结清余额。财务处通知发卡行及时维护相关信息。

2、现有持卡教职工涉及部门调整等公务卡相关信息变动时,人事处及时告知校财务处,由财务处通知发卡行维护信息。

3、公务卡遗失或损毁的挂失、补办等事项,由教职工本人自行到发卡行申请办理。持卡人应及时将新的卡号或挂失情况告知财务处,以便财务处通知发卡行维护相关信息。

(三)公务卡结算方式和适用范围

1、公务卡结算方式是指教职工在公务活动中使用公务卡刷卡消费,在规定的期限内按财务制度审核后报销还款的结算方式。

2、公务卡的使用范围是指学校财政授权支付(财政拨款)中使用A类经费卡、支付金额在5万元以下的零星购买商品和服务支出,包括办公费、印刷费、差旅费、培训费、会议费、招待费和采购费等。属于政府采购范围的,应按政府采购相关规定执行,实行财政直接支付。

二、公务卡支付管理

(一)公务卡报销审批

持卡教职工使用公务卡支付公务消费时,仍应按原财务规定履行审核、审批程序,否则财务处不予办理报销手续。

(二)公务卡透支额度

原则上持卡教职工消费不得超过信用额度3-5万元。

(三)实行公务卡结算方式后,原则上不再预借现金。

三、公务卡报销还款程序

通过公务卡支付结算的经济业务,应按以下规定办理报销:

(一)对于办公费、印刷费、差旅费、会议费、招待费等公务消费,必须取得本人签名的公务卡刷卡凭证(POS机签购单)和税务发票。发票金额合并开具的,还应取得所购商品明细清单(需加盖销售单位印章确认)。

(二)对于教职工在网上购买飞机票和火车票无法取得刷卡凭证的,可将公务卡网上银行对账单打印并将该笔业务标出,要求有卡号、姓名、商家名称、刷卡日期和刷卡金额等信息,作为刷卡凭证与飞机票和火车票一并提交财务审核报销。

(三)教职工使用公务卡结算的各项公务支出,在公务消费4天后,凭刷卡凭证(POS机签购单)和发票等财务报销凭证,按财务报销审批程序进行报销。当月消费的必须最迟于次月18日之前到财务处进行报销,以免超期还款造成罚息及个人信用扣减等不利后果。

(四)确保公务卡支付人与报销凭证的收款人应为同一人。经财务处审核后的公务卡报销单,财政国库将公务卡报销金额从单位零余额账户划转到报销人的公务卡内;审核、审批未予通过的,属于个人消费行为,由持卡教职工个人承担还款义务。

(五)报销凭证填报要求

1、不同刷卡教职工的报销发票应分别填制费用报销单。

2、不同经费项目发生支出时公务卡应分别刷卡和开票。

3、发票与刷卡凭证要配对粘贴(刷卡凭证在前),两者金额应相符。如出现差异,以金额小者为准给予报销。

4、为保证准确还款,务必在单据报销单上写明收款人姓名、公务卡卡号,并注明“公务卡报销”。

(六)有下列情形之一的,所产生费用由教职工个人承担,不予报销。

1、使用公务卡用于个人消费的部分;

2、报销费用与提供的报销凭证、公务卡刷卡凭证(POS机签购单)不符的;

3、教职工透支提取现金所产生的手续费、利息等;

4、因个人原因未能在公务卡免息期内申请报销所造成的罚息和滞纳金等;

5、因教职工个人保管不慎或遗失等原因,导致公务卡被盗刷卡所形成的支出和损失;

6、其他不符合财务管理规定和要求或超出标准的消费。

(七)实行公务卡结算方式后的现金管理

实行公务卡结算方式后,原则上不再使用现金结算。属于下列情况的,可继续使用现金结算:

1、确需使用现金发放的慰问金或抢险救灾等紧急支出;

2、确需使用现金支付的个人讲课费、评审费等劳务费支出;

3、教职工市内车费、差旅补助费、快递费等支出;

4、学校在籍车辆无法使用公务卡支付结算的过路过桥费支出;

5、不具备刷卡条件的场所发生的单笔消费在200元以下的公务支出。

四、管理职责

(一)教职工个人在公务卡管理工作中的主要职责

1、公务卡实质上是个人在银行办理的信用卡。要严格遵守国家关于银行卡使用管理的有关规定,保管并规范使用好公务卡。

2、公务卡用于公务支出结算。公务支出发生后,由教职工及时向财务处申请办理报销手续。教职工在未办理报销手续前,无论是公务消费还是个人消费均属个人行为,个人承担由此导致的经济、法律等全部责任。

3、要妥善保管好个人签名的刷卡凭证(POS机签购单)和相应发票、购物清单等原始凭证。刷卡凭证应视同发票管理,作为有效证明以备日后报销。

4、应树立良好的信用意识,养成及时报销还款的习惯。如因个人报账不及时而造成逾期还款罚息、滞纳金和个人信用扣减等后果的,由教职工本人承担。

5、公务卡及密码由个人保管,遇调动、辞职和退休等情况,应按要求及时还清债务、结清余额。

6、对消费交易发生疑义,可按规定向发卡行提出交易查询。教职工应根据银行对账单查询公务卡消费报销后的资金到账情况,若有异常情况应尽快报告财务处以便及时处理。

(二)学校各部门在公务卡管理工作中的主要职责

学校各部门负责人应严格执行财经纪律,对本部门公务卡持卡人的公务消费行为进行管理和审核,严格控制支出,杜绝超范围、超标准的支出,确保公务消费支出控制在规定范围之内。

(三)财务处在公务卡管理工作中的主要职责

1、与发卡行签订公务卡服务协议。

2、组织教职工办理公务卡,协同人事处做好新增、调动等人员的公务卡管理工作。

3、审核教职工提请报销的公务卡消费凭证,及时办理公务卡报销还款等工作。

4、财务处协助发卡行维护公务卡管理系统,及时下载保存有关信息,按月与发卡行核对公务卡报销还款信息。

5、配合发卡行做好公务卡相关知识宣传和培训工作。

6、配合上级财政部门做好公务卡监督管理等工作。

7、严禁将非本单位工作人员纳入公务卡管理范围、违规办理公务卡报销业务或查询、泄漏持卡人的私人交易信息。

(四)发卡行职责

1、及时维护相关信息,确保公务卡正常使用。

2、发卡行按月向教职工提供公务卡对账单,并按照与教职工约定的方式,及时提供消费支出、资金还款到账和还款提示等重要信息。

3、因特殊原因发卡行无法将资金划转到教职工公务卡中,则应于第二个工作日与财务处沟通核实并重新划转。第三个工作日内如仍无法还款,则及时通知财务处,按照授权支付程序,办理向零账户退回资金手续。

五、本规定由财务处负责解释。


发布日期: 
2014-01-06