上海海事大学公务卡管理和财务结算暂行办法

索取号: 
G010-0902000-2016-0964
沪海大财〔2016〕277号

为进一步深化和完善国库集中支付制度改革,规范财政授权支付业务,加强公务卡管理,进一步规范公务卡的使用、结算和报销转账业务,减少现金支付结算,根据《上海市市级预算单位公务卡管理暂行办法》(沪财库[2008]45号)、《关于进一步规范市级财政预算执行工作的通知》(沪财库〔2012〕39号)以及《上海市市级预算单位公务卡使用考核管理暂行办法》(沪财库[2014]14号)等文件的要求,结合我校实际,特修订本办法。

 

一、公务卡概念和情况介绍

本办法所称“公务卡”,是指学校在岗的正式教职工持有,主要用于日常公务支出和财务报销业务的信用卡。

公务卡实行免费开卡、免收年费、免担保、到期免费换卡,具有一定的透支额度和20-50天的透支免息期。公务卡实行“一人一卡”实名制,信用额度为3-5万元。

二、公务卡的基础信息维护

此项工作涉及财务处、人事处、教职工个人和发卡行。

(一)公务卡的申请、申领以及转移

我校教职工办理入职手续时,人事处协助财务处通知其办理公务卡,培训公务卡知识。教职工应及时携带身份证原件到财务处填写“公务卡申请表”一份,并将申办资料交财务处,由财务处代理公务卡的申办手续;需要办理公务卡转移手续的教职工离职时,人事处尽快以书面形式告知财务处,财务处代理公务卡的转移手续;在教职工办理退休手续时,人事处应尽快以书面形式告知财务处,财务处代理公务卡的停用手续。申领公务卡后,持卡人应按要求及时还清债务、结清余额。财务处通知发卡行及时维护相关信息。

(二)现有持卡教职工涉及部门调整等公务卡相关信息变动时,人事处及时告知财务处,由财务处通知发卡行维护信息。

(三)公务卡遗失或损毁的挂失、补办等事项,由教职工本人自行到发卡行申请办理,也可拨直接拨打发卡行(工商银行)热线电话95588,申请办理挂失、补办等事宜。办理成功后,持卡人应及时将新的卡号或挂失情况告知财务处,以便财务处通知发卡行维护相关信息。

三、公务卡适用范围、结算目录和结算方式

(一)公务卡的使用范围是指在使用财政拨款经费(A类经费)过程中,支付金额在5万元以下的零星购买商品和服务支出。

(二)公务卡结算方式是指教职工在公务活动中使用公务卡刷卡消费,在规定的期限内按财务制度审核后报销还款的结算方式。

(三)公务卡强制结算目录(沪财库[2012]39号)提出的结算费用项目,包括:办公费、印刷费、咨询费、手续费、水电费、邮电费、物业管理费、差旅费、维修费、租赁费、会议费、培训费、公务接待费、专业材料费、公务用车运行维护费、其他交通费用等。

(四)实行公务卡结算方式后,原则上不再预借现金。

(五)属于政府采购范围的,应按政府采购相关规定执行,实行财政直接支付。

 四、实行公务卡结算方式后允许使用现金的例外情况

(一)确需使用现金发放的慰问金或抢险救灾等紧急支出;

(二)确需使用现金支付的个人讲课费、评审费等劳务费支出;

(三)教职工市内车费、差旅补助费、快递费等支出;

(四)学校在籍车辆无法使用公务卡支付结算的过路过桥费支出;

(五)不具备刷卡条件的场所发生的单笔消费在200元以下的公务支出。

 本办法适用于财政经费(A类经费卡)。除上述情况外,用现金或本人银行卡结算支付的费用,一律不予报销。

 五、公务卡报销还款程序

通过公务卡支付结算的经济业务,应按以下规定办理报销:

(一)对于办公费、印刷费、差旅费、会议费、招待费等强制结算目录的公务消费,必须取得本人签名的公务卡刷卡凭证(POS机签购单)和税务发票。发票金额合并开具的,还应取得所购商品明细清单(需加盖销售单位印章确认)。

(二)对于教职工在网上购买飞机票、火车票等无法取得刷卡凭证的,可将公务卡网上银行对账单打印出来,要求有卡号、姓名、商家名称、刷卡日期和刷卡金额等信息,并将该笔业务标出,作为刷卡凭证与飞机票和火车票等一并提交财务审核报销。

(三)教职工使用公务卡结算的各项公务支出,在公务消费4天后,凭刷卡凭证(POS机签购单)和发票等财务报销凭证,按财务报销审批程序进行报销。当月消费的必须最迟于次月18日之前到财务处进行报销,以免超期还款造成罚息及个人信用扣减等不利后果。

(四)确保公务卡支付人与报销凭证的收款人应为同一人。经财务处审核后的公务卡报销单,财政国库将公务卡报销金额从单位零余额账户划转到报销人的公务卡内;审核、审批未予通过的,属于个人消费行为,由持卡教职工个人承担还款义务。

(五)报销凭证填报要求

1.不同刷卡教职工的报销发票应分别填制费用报销单。

2.不同经费项目发生支出时公务卡应分别刷卡和开票。

3.发票与刷卡凭证要配对粘贴(刷卡凭证在前),两者金额应相符。如出现差异,以金额小者为准给予报销。

4.为保证准确还款,务必在单据报销单上写明收款人姓名、公务卡卡号,并注明“公务卡报销”。

(六)有下列情形之一的,所产生费用由教职工个人承担,不予报销。

1.使用公务卡用于个人消费的部分;

2.报销费用与提供的报销凭证、公务卡刷卡凭证(POS机签购单)不符的;

3.教职工透支提取现金所产生的手续费、利息等;

4.因个人原因未能在公务卡免息期内申请报销所造成的罚息和滞纳金等;

5.因教职工个人保管不慎或遗失等原因,导致公务卡被盗刷卡所形成的支出和损失;

6.其他不符合财务管理规定和要求或超出标准的消费。

六、教职工、教职工所在的部门(学院)、财务处、发卡行的管理职责

(一)教职工个人在公务卡管理工作中的主要职责

1.公务卡实质上是个人的银行信用卡。严格遵守国家关于银行卡使用管理的有关规定,保管并规范使用好公务卡。

2.公务卡用于公务支出结算。公务支出发生后,应及时向财务处申请办理报销手续。在未办理报销手续前,无论是公务消费还是个人消费均属个人行为,教职工个人承担由此导致的经济、法律等全部责任。

3.妥善保管好个人签名的刷卡凭证(POS机签购单)和相应发票、购物清单等原始凭证。刷卡凭证应视同发票管理,作为有效证明以备日后报销。

4.树立良好的信用意识,养成及时报销还款的习惯。如因个人报账不及时而造成逾期还款罚息、滞纳金和个人信用扣减等后果的,由教职工本人承担。

5.公务卡及密码由个人保管,遇调动、辞职和退休等情况,按要求及时还清债务、结清余额。

6.对消费交易发生疑义,可按规定向发卡行提出交易查询。教职工应根据银行对账单查询公务卡消费报销后的资金到账情况,若有异常情况应尽快报告财务处以便及时处理。   

(二)教职工所在的部门(学院)在公务卡管理工作中的主要职责

教职工所在的部门(学院)负责人应严格执行财经纪律,对本部门(学院)公务卡持卡人的公务消费行为进行管理和审核,严格控制支出,杜绝超范围、超标准的支出,确保公务消费支出控制在规定范围之内。

(三)财务处在公务卡管理工作中的主要职责

1.与发卡行签订公务卡服务协议。

2.组织教职工办理公务卡,协同人事处做好新增、调动以及退休等人员的公务卡管理工作。

3.审核教职工提请报销的公务卡消费凭证,及时办理公务卡报销还款等工作。

4.协助发卡行维护公务卡管理系统,及时下载保存有关信息,按月与发卡行核对公务卡报销还款信息。

5.配合发卡行做好公务卡相关知识宣传和培训工作。

6.配合上级财政部门做好公务卡监督管理等工作。

7.严禁将非本单位工作人员纳入公务卡管理范围、违规办理公务卡报销业务或查询、泄漏持卡人的私人交易信息。

(四)发卡行职责

1.及时维护相关信息,确保公务卡正常使用。

2.发卡行按月向教职工提供公务卡对账单,并按照与教职工约定的方式,及时提供消费支出、资金还款到账和还款提示等重要信息。

3.因特殊原因发卡行无法将资金划转到教职工公务卡中,则应于第二个工作日与财务处沟通核实并重新划转。第三个工作日内如仍无法还款,则及时通知财务处,按照授权支付程序,办理向零账户退回资金手续。

七、本办法由财务处负责解释。

八、本办法自发文之日起施行

 

 

发布日期: 
2016-09-08
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