程序文件《物资采购与供应》【SMU/B-ZC/6010】

索取号: 
G010-0705001-2016-3501

1.      目的

为加强我校物资采购工作的管理,保障物资设备的正常供应,确保教学、科研以及行政工作的顺利进行,特制定本程序。

 

2.      适用范围

        本程序适用于教学、科研及行政办公等所需物资的采购与供应工作。

 

3.     定义

3.1    物资: 本程序中所提及的物资包括设施设备、家具(以下简称“固定资产”)以及材料、易耗品、低值品与低值耐用品(以下简称“物品”)

3.1.1  设施设备、家具是指使用期限超过一年,单位价值在1000元及以上,能独立使用,并在使用过程中基本保持原有物质形态的资产;单价在500至1000元之间,但单批超过50件,且耐用时间在一年以上的同类物资

3.1.2  本程序中所提及的物品是指包括教学、科研和行政办公等工作需要的,不属于固定资产的物资。

  a、 材料是指一次性使用后,即消耗或不能复原的物资,如金属、非金属的各种原材料、燃料、试剂等。

  b、 易耗品是指容易破碎或消耗的物资(有的单价可能超过固定资产最低价格界限)如玻璃器皿、元件、零配件、实验小动物等。

 c、 低值品是指凡不够固定资产标准,又不属于材料、易耗品范围的用具设备,如低值仪器仪表、工具量具、科教器具、家具等。其中,对耐用期一般在一年以上能独立使用,单价在500元(含500元)以上1000元以下,或单价低于500元,但单批超过50件的称之为低值耐用品。

3.2    贵重仪器设备:本程序中所提及的贵重仪器设备是指耐用期在一年以上能独立使用、单台(套)价格在人民币40万元及以上的教学科研仪器设备。

3.3    危险化学品:本程序中所提及的危险化学品是指《中华人民共和国常用危险化学物品的分类及标志》(GB13690-92)中所列的爆炸品、压缩气体和液化气体、易燃液体、易燃固体、自燃物品和遇湿易燃物品、氧化剂和有机过氧化物、有毒品、放射性物品和腐蚀品等八大类物品,属于材料一类(以下简称“危化品”)。

3.4    一般化学品:是指除上述第3.3所确定的危化品之外的化学品。

 

        4. 工作职责

4.1     校物资采购领导小组负责审定物资采购工作管理办法;协调物资采购管理的有关工作。校物资采购领导小组的日常工作由资产管理处负责。

4.2     资产管理处负责教学、科研及行政办公等所需物资的采购工作及资料归档工作;

4.3    物资使用部门(以下简称使用部门)负责申报采购计划,落实采购经费来源;负责填报物资委托采购申请;配合资产管理处完成采购和验收工作。

4.4     监察处参与物资采购的过程监督。

4.5     财务处负责对物资采购经费使用计划、“政府采购”财政经费列支渠道以及采购票证的审核。

 

5.     工作流程图

物资采购流程图.jpg

 

6.     工作程序

6.1    每年年初各使用部门按照物资的分类向资产管理处后勤办申报年度采购计划。使用部门所报计划应在财务处批准的每年财务预算范围内或者是各项目经过预算申请主管部门的批准范围内。

6.2    使用部门根据采购计划,填写“上海海事大学物资委托采购单”,并附经费卡复印件及项目批准文件报资产管理处。

6.3    资产管理处后勤办根据“上海海事大学物资设备委托采购单”组织开展采购工作。

6.4    供应商的评价和确定

6.4.1  属于上海市政府采购集中目录内的物资采购,由上海市政府采购中心负责评价和采购。

a.  财务处根据政府采购流程对经费支出渠道予以审核。

b.  资产处后勤办对审核通过的需采购物资,在上海政府采购平台上生成采购合同,并负责落实物资到货事宜。

6.4.2  不属于上海市政府采购集中采购目录内的物资,根据单项采购预算额度,分别按下列方式进行采购:

a.  单项采购预算总额在 5 万元以下的物资采购,使用部门可根据需求自行询价后在市场零星采购。

b.  单项采购预算总额在 5万元及以上,20万元以下的物质的采购,由资产处后勤办参照“比选采购”方式进行采购,并由使用部门填写“上海海事大学供应单位及商品性能评价表”。

c.  单项采购预算总额在20万元及以上的物质采购,由资产处委托第三方专业招标公司组织实施招标采购。

6.5    采购合同的签署

6.5.1  根据招标公司出具的中标通知书或者审核通过的 “上海海事大学供应单位及商品性能评价表”,由资产管理处会同使用部门与供应商进行谈判,拟定采购合同。

6.5.2  由项目负责人负责审核并签订对应采购合同,资产管理处负责盖“上海海事大学物资采购合同章”。需办理免税进口的物质设备,其引进工作由资产管理处负责委托学校指定的专业进口代理公司代为办理。由进口代理公司负责与境外公司签订外贸合同,并组织实施进口物资设备的引进工作。

6.6    物资采购的验收

6.6.1  物资到校后,使用部门应按照合同约定或出厂标准及时组织验收,填写“上海海事大学物资采购验收单”。一式二份,一份由使用部门留存;一份交资产管理处。如发现有悖于合同约定或出厂标准的,使用部门应做好双方签字认可的验收记录, 必要时以拍照等方式记录好相关证据材料。

6.6.2  如验收不合格的,使用部门应及时将验收记录文件及相关证据材料报资产管理处。本着“谁采购,谁负责”的原则,资产管理处会同使用部门向供应商提出并办理补、换、退货,或索赔手续。

6.6.3  验收合格后,由使用部门办理物资入帐报销手续。

6.6.4  属于贵重仪器设备的,由使用部门填写并提交“上海海事大学贵重仪器设备履历书”。一式三份,一份由使用部门留存;一份由资产管理处留存;一份交实验室管理处留存。

6.7    物资的入帐

6.7.1  属于固定资产的,由使用部门填写“办理固定资产、无形资产入账登记准备单”,经资产管理处后勤办审核后,与发票一起交资产管理处资产管理科办理固定资产入库手续。

6.7.2  属于低值耐用品的,由使用部门填写“办理低值耐用品入账登记准备单”与发票一起交资产管理处后勤办办理低值耐用品资产入库手续。

6.7.3  属于库备物品的,由资产管理处后勤办编制并打印“上海海事大学库备物品验收入账单”,对所购物资编入库备物资仓库数据库内。

6.7.4  属于非库备物品的,由资产管理处后勤办根据使用部门提供的物品相关信息编制并打印“ 上海海事大学非库备物品验收入账单”,将所购物资编入非库备物资仓库数据库内。

6.8    物资采购的财务报销

6.8.1  由使用部门根据合同约定,办理完相关入账手续后,按照财务报销管理制度办理物资财务报销手续。

6.8.2  财务处审核物资财务报销凭证,并办理费用结算事宜。

6.9    实验、教学、科研所需的危险化学品的采购工作,按《危险化学品采购与供应工作指导》执行。

 

7.    相关及支持性文件

《危险化学品采购与供应工作指导》            【C2/ZC-6010/001】《上海海事大学物资采购管理办法》             【C3/ZC-6010/001】

《上海海事大学材料、低值品、易耗品管理办法》 【C3/ZC-6010/002】

《上海海事大学固定资产管理办法》             【C3/资产02/001】

《上海海事大学危险化学品管理办法》           【C3/保卫04/005】

8.    质量记录

上海海事大学物资委托采购单                  【C4/ZC-6010/001】

上海海事大学物资采购验收单                  【C4/ZC-6010/002】

上海海事大学供应单位及商品性能评价表        【C4/ZC-6010/003】

办理固定资产、无形资产入账登记准备单        【C4/ZC-6010/004】

上海海事大学贵重仪器设备履历书              【C4/ZC-6010/005】

办理低值耐用品验收入账准备单                【C4/ZC-6010/006】

上海海事大学低值耐用品标签                   【C4/ZC-6010/007】

上海海事大学低值耐用调拨单                   【C4/ZC-6010/008】

上海海事大学低值耐用验收入账单               【C4/ZC-6010/009】

上海海事大学低值耐用注销单                   【C4/ZC-6010/010】

上海海事大学库备物品验收入库单               【C4/ZC-6010/011】

上海海事大学库备物品领用单                   【C4/ZC-6010/012】

上海海事大学库备物品申请单                   【C4/ZC-6010/013】

上海海事大学非库备物品验收入库单             【C4/ZC-6010/014】

发布日期: 
2016-10-11
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